Che cos’è un sistema di gestione della qualità (SGQ)?

Un sistema di gestione della qualità (SGQ) è l’insieme di processi, procedure e strumenti con cui un’organizzazione pianifica, controlla e migliora la qualità dei propri prodotti o servizi. Non si tratta solo di un insieme di regole, ma di una struttura organizzata che integra la qualità in tutte le funzioni aziendali: dalla produzione agli acquisti, fino al customer care.

Lo scopo principale è garantire che ogni risultato sia conforme agli standard attesi e che la soddisfazione del cliente resti costante nel tempo. I sistemi di gestione della qualità più moderni vanno oltre il rispetto delle norme: diventano leve strategiche per individuare criticità, ottimizzare i processi e sviluppare una cultura aziendale orientata al miglioramento continuo. In questo senso, un SGQ genera vero e proprio vantaggio competitivo.
 

 

Ma, in pratica, un sistema di gestione della qualità cosa dà all'azienda?
Scopriamolo in questo articolo.

Adottare un sistema di gestione della qualità significa ottenere benefici concreti che si riflettono su tutta l’organizzazione. Tra i principali vantaggi troviamo:

Qualità costante e affidabile – Standardizzazione dei processi, riduzione degli errori e prodotti o servizi sempre conformi alle aspettative.

Riduzione dei costi operativi – Meno rilavorazioni, meno sprechi e maggiore efficienza grazie all’eliminazione delle inefficienze.

Maggiore controllo e trasparenza – Dati tracciati in tempo reale, reportistica semplificata e decisioni basate su informazioni oggettive.

Collaborazione interna più efficace – Flussi informativi chiari e centralizzati che favoriscono il lavoro di squadra e il coinvolgimento trasversale.

Crescita delle competenze – Identificazione dei fabbisogni formativi e monitoraggio dei risultati della formazione, per un personale sempre aggiornato.

Riduzione dei rischi aziendali – Prevenzione delle criticità attraverso strumenti dedicati (es. analisi FMEA, matrici di rischio) e piani di azione tempestivi.

In sintesi, un SGQ ben strutturato non solo migliora la qualità percepita dal cliente, ma aumenta l’efficienza interna e rafforza la competitività dell’azienda.

Ma in pratica quali sono i pilastri fondamentali di un Sistema di Gestione della Qualità?
Un SGQ si basa infatti su una serie di elementi operativi che consentono di mantenere il controllo e favorire il miglioramento continuo. Tra i principali troviamo:
 

✔️ Processi interni

Le attività direttamente gestite dall'organizzazione. Un sistema di gestione della qualità efficace consente di
controllarli, valutarne le performance e migliorarne l'efficacia attraverso funzioni dedicate.
 

✔️ Gestione delle non conformità

Strumeti per la gestione sia delle anomalie interne (es. difetti di produzione) che di quelle derivanti da fornitori o partner. Il SGQ facilita la tracciabilità, l'analisi delle cause e l'implementazione di azioni correttive strutturate.
 

✔️ Azioni correttive e preventive (CAPA)

Strumenti e processi che consentono di intervenire in modo sistemico dopo un errore, ma anche di prevenirlo, favorendo un miglioramento continuo supportato da logiche causa-effetto.
 

✔️ Controllo documentale

Il sistema di gestione della qualità garantisce che documenti e registrazioni (procedure, istruzioni operative,
manuali qualità, ecc.) siano aggiornati, accessibili e sicuri, rispettando gli standard previsti.
 

✔️ Metodologie di gestione del rischio

Strumenti come la FMEA (Failure Mode and Effects Analysis) supportano l'identificazione dei rischi critici nei
processi e l'adozione di contromisure per mitigarli.

✔️ Strumenti per monitoraggio performance

Attraverso l'uso di indicatori chiave (KPI), benchmark e dashboard, è possibile valutare costantemente l'efficacia
dei processi e adottare strategie correttive o migliorative.


Quando questi elementi sono integrati tra loro, il sistema diventa un motore di miglioramento continuo, capace di trasformare ogni dato in una decisione strategica e ogni processo in un’opportunità di crescita.

L’implementazione di un SGQ richiede un percorso strutturato, che parte dalla progettazione iniziale e si sviluppa in più fasi cicliche. Ogni fase è funzionale a costruire un sistema coerente, efficace e conforme agli standard, capace di adattarsi nel tempo all’evoluzione dell’azienda.

Ecco le fasi principali:
 

1. Progettazione

Si parte con l’analisi del contesto aziendale e dei requisiti specifici: filiera produttiva, esigenze normative, obiettivi strategici, criticità operative.
In questa fase si definisce l’architettura del SGQ: quali processi saranno tracciati, quali responsabilità saranno assegnate e con quali strumenti verrà gestito il sistema.
 

2. Costruzione del sistema

Sulla base del progetto definito, si sviluppano i moduli operativi: procedure, istruzioni di lavoro, modelli di documenti, criteri di monitoraggio.
L’obiettivo è realizzare un sistema personalizzato, con strumenti coerenti con le risorse disponibili e con l’organizzazione aziendale.
 

3. Distribuzione e adozione

Il sistema viene reso operativo e integrato nei flussi aziendali.
A seconda del modello scelto (on-premise, SaaS, ibrido), la distribuzione coinvolge IT, formazione dei team, test e messa a regime delle funzioni chiave. È una fase cruciale per garantire l’usabilità del SGQ e il suo reale utilizzo in azienda.
 

4. Monitoraggio e misurazione

Una volta avviato, il SGQ deve essere monitorato attraverso indicatori chiave, audit interni e raccolta feedback.
Il controllo continuo assicura che il sistema risponda agli obiettivi iniziali, consenta di evidenziare anomalie e ne faciliti l’adeguamento alle evoluzioni operative.
 

5. Revisione e miglioramento continuo

Ogni sistema efficace evolve nel tempo. Le fasi precedenti non bastano se non vengono accompagnate da un ciclo costante di revisione e aggiornamento.
Dalla valutazione dei risultati possono emergere nuove esigenze, strumenti più efficaci, modifiche da integrare: tutto ciò rientra nel ciclo PDCA (Plan-Do-Check-Act), cuore pulsante del miglioramento continuo.

Quando si parla di gestione della qualità, le norme ISO 9000 rappresentano il riferimento internazionale più diffuso. Queste rappresentano un quadro di requisiti che aiuta le imprese a rendere i propri processi più affidabili e controllabili.

Se parliamo di certificazione, la norma di riferimento è la ISO 9001:2015 ed è quindi la più rilevante per le aziende manifatturiere. Ottenere questa certificazione significa dimostrare che i processi produttivi e organizzativi sono sotto controllo, che i prodotti rispettano standard di qualità costanti e che l’azienda ha introdotto un ciclo di miglioramento continuo (Plan–Do–Check–Act).

Accanto alla ISO 9001, la norma ISO 9000:2015 fornisce il vocabolario e i principi fondamentali della qualità, mentre la ISO 9004:2018 offre linee guida per accrescere la capacità di ottenere risultati duraturi.

Per una PMI, puntare alla certificazione ISO 9001 non è solo un traguardo formale: significa rendere più efficiente la produzione, ridurre sprechi e rilavorazioni, dare più fiducia ai clienti e aprirsi più facilmente a nuovi mercati.
 

Un SGQ davvero efficace non si costruisce solo attraverso strumenti, normative e procedure. Alla base di ogni sistema qualità solido e sostenibile c’è un modello culturale che valorizza il ruolo delle persone, della leadership e della partecipazione attiva.

È proprio il coinvolgimento a tutti i livelli – direzione, team, collaboratori – a fare la differenza tra un sistema formale e un vero percorso di miglioramento continuo. Quando le persone sono parte integrante del sistema, anche i principi della ISO 9000 trovano applicazione concreta e generano valore reale per l’organizzazione.
Quali sono gli ambiti in cui si va ad agire per la realizzazione di un efficiente SGQ?
 

1. Leadership attiva e strategica

La direzione aziendale ha un ruolo cruciale nel guidare il sistema qualità.

Stabilire una visione chiara, assegnare responsabilità ben definite, creare un ambiente favorevole allo sviluppo delle competenze e alla collaborazione è il primo passo per costruire un SGQ solido e condiviso.

La leadership deve tradurre gli obiettivi in azioni concrete, promuovendo una cultura orientata alla qualità.
 

2. Partecipazione delle persone

Un SGQ funziona solo se ogni persona, a ogni livello dell’organizzazione, si sente parte attiva del sistema.

Coinvolgere i team nei processi decisionali, riconoscere i contributi individuali e favorire la crescita delle competenze permette di sviluppare senso di responsabilità, motivazione e cultura della qualità.
 

3. Approccio per processi

Per gestire efficacemente la qualità, ogni attività aziendale deve essere vista come parte di un processo: con input, output, risorse, responsabilità e misurazioni.
Questo approccio consente di individuare più facilmente interazioni critiche, colli di bottiglia e opportunità di miglioramento.
 

4. Decisioni basate su dati e fatti

Ogni scelta, per essere efficace, deve poggiare su dati misurabili, aggiornati e affidabili.
Monitorare indicatori di performance, analizzare gli scostamenti e interpretare le cause consente di agire in modo oggettivo, ridurre i margini di errore e migliorare costantemente.
 

5. Miglioramento continuo

È il cuore pulsante di ogni SGQ.
Un’organizzazione orientata alla qualità non si limita a mantenere lo status quo, ma cerca costantemente nuove soluzioni, perfeziona i processi e valorizza le idee provenienti da collaboratori, clienti e fornitori.
 

6. Gestione delle relazioni con le parti interessate

Clienti, fornitori, partner e stakeholder influenzano direttamente l’efficacia del sistema qualità.
Costruire relazioni trasparenti e basate su obiettivi comuni consente di creare sinergie, ridurre i rischi e individuare opportunità evolutive.

Implementare un sistema di gestione della qualità non significa solo adottare uno standard, ma costruire un assetto aziendale orientato al miglioramento continuo. In New Value affianchiamo le imprese in questo percorso, integrando approcci complementari come la Lean Production – che ridisegna i processi attorno al valore per il cliente – e il Lean Coaching, fondamentale per attivare il coinvolgimento delle persone e sviluppare una cultura condivisa della qualità. Il nostro metodo parte sempre da un’analisi approfondita dei processi aziendali, per poi guidare ogni fase di trasformazione con strumenti su misura, obiettivi chiari e risultati misurabili.